KPT分析におけるProblemの深掘り方法

背景

なぜ型化したいと思ったか?

  • KPTのフレームワークを正しく使えている人が少なく感じた
    • Problemの深掘りが不十分で、効果的なTryを出せている人が少ないと感じた

そう感じた具体的なシーン

  • 形骸化した振り返り会
    • 誰も何も書かない
    • 「なんでもいいので思ったことを書こう!」という司会進行に対し、 →「風邪をひいた。体調管理を行う」と書くメンバー
  • 原因を深掘りきれていないProblem
    • 「XXXを忘れた」
  • 効果的ではないTry
    • 「XXを気を付ける」

Problemにフォーカスを当てた理由

  • 振り返り会をやるとProblemがよく挙がるが、深掘りが足りていない人がほとんどだったため
  • KeepもProblemも深掘り方は同じだが、Problemの深掘り方のほうがよりわかりやすいと考えたため

この型で何ができるようになるか

  • 問題の本質を捉えることができる
  • 根本的な問題解決ができる

この型が具体的にどのような人、場面に役立ちそうか

  • どのような人
    • KPTの使い方がわからない人
    • 振り返りが苦手な人
    • 問題の深掘りが苦手な人
    • 解決策が「がんばる」「気を付ける」となってしまう人
  • どのような場面
    • 振り返り
      • 案件終了時の振り返り
      • 週次、月次のチームの振り返り
      • 個人の目標達成に向けての振り返り

前提

そもそもKPTとは

KPTは、問題解決やプロジェクトの進行管理を行う際に役立つフレームワークです。

「Keep(維持)」「Problem(問題)」「Try(試す)」の3つの要素から成り立っています。

これらの要素を適切に活用することで、チームや個人の目標達成や問題解決をサポートすることができます。

本フォーマットの使いかた

  • このフォーマットはProblemの深掘り方にフォーカスを当てています
    • Keep同じやり方で深掘りできますが、わかりやすさのためにProblemにフォーカスをあてた資料となっております
    • 事象の深掘りができ、原因がわかればTryが出てくるようになっています
  • KPTに参加する全員が心がけるように以下の前提を共有してください
    • 誰かを攻撃するための振り返りではないです
      • 誰かのミスだったとしても、同じミスを繰り返さないように全体のフローに不備がないかを確認する
      • 新しい人が入ってきても、同じミスが起きない仕組みを考えましょう

表のフォーマット

事象事象の深掘り原因解決策
■起きたこと

■背景があれば
■なぜ起きたのか?

表の使い方

  1. 事象
    • どのようなことが起きたか、事象を出来るだけ詳細に記載する
    • ★コツ:いきなり問題や解決策のことは考えない
    • 事象と感情を切り分ける
      • 主観が入らないようにするにはどうやる?
      • 「思う」「してしまった」というキーワードは主観
      • 「私」という主語を別の人の名前に変えて、事象を俯瞰して考える
  2. 事象の深掘り
    • なぜそれが起きたのか?を考える
      • ★コツ:複数の事象が混ざっている場合は、1つ1つの事象に分けて考える
      • ★コツ:自分の責任と、外部の責任を分けて考える
        • (例)なぜタスクを忘れてしまったのか?
          • 自分の責任:タスク管理はしていたが、期日の管理ができていなかった
          • 外部の責任:チームのタスクフローに記載されていないから
  3. 原因
    • 深掘りしたもののなかから、改善したら同じ間違いを繰り返さなくなるものを選ぶ
    • それって問題なんだっけ?を考える
      • ネクストアクションのさらに次を考える(2手先を考える)
      • あるべき姿になれるかどうか
    • 原因を突き止めた状態とはどのような状態か?
      • 今後記載します(まだ一言で書けない)
  4. 解決策
    • 3であがった原因を繰り返さなくするための解決策を考える
      • 他の人も同じ事象を起こさないような解決策がベスト
    • 解決策を実施して、どのくらいの効果があるのか?を具体化する
    • 解決策で詰まった場合
      • 事象の深掘りが足りない可能性あり。事象についてもう一度なぜ?を考えてみる
      • 解決策を考えたが、誰が嬉しいのかわからないものになってしまう場合は、原因に戻って考える